In elk bedrijf, maar ook binnen elk huishouden, is het belangrijk om goed te kunnen plannen en organiseren.  Alles gebeurt dan zoals dat hoort. Niet alleen voor structuur is dit belangrijk, maar ook om tijd te besparen en duidelijkheid te hebben voor iedereen. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt bereiken en in deze blog zullen we dan ook de verschillende hulpmiddelen bespreken die op hun eigen manier hieraan bijdragen.  Deze drie hulpmiddelen zijn mappen, gezamenlijke agenda’s  of kalenders en magneetborden. Deze drie hulpmiddelen hebben allemaal hun eigen functionaliteit en kunnen zowel thuis als zakelijk gebruikt worden.

Mappen

Elke envelop die op de mat ligt, alle uitgeprinte documenten en wat je dan ook binnen krijgt, kun je organiseren in mappen. Deze mappen zijn dan weer in te delen in categorieën, zoals bijvoorbeeld een map voor belasting, een map voor rekeningen en een map voor alle brieven gerelateerd aan je kinderen. Als je dit allemaal op een plek bewaard, is het altijd makkelijk om deze informatie terug te vinden. Niet alleen zodat je zelf makkelijk documenten kan inzien, maar ook andere familieleden of collega’s. Zo is er nooit verwarring en weet iedereen altijd waar bepaalde informatie te vinden is.

Een kalender of gezamenlijke agenda

Naast mappen kun je met een kalender of agenda dingen plannen en afspreken. Iedereen kan deze agenda of kalender inzien en er dingen vanaf halen of juist er op zetten. Zo is het altijd duidelijk of iemand wel/niet aanwezig is en waar iedereen op welk moment is. Ook activiteiten die gezamenlijk worden gedaan zijn te vinden op een vaste plek. Zo kan iedereen dit overnemen in zijn of haar eigen agenda. Deze agenda of kalender kan gewoon in papieren vorm worden gebruikt. Het kan ook online worden gedaan met digitale agenda’s  die synchroniseren met elkaar. 

Magneetborden

De allerlaatste van de drie is een hulpmiddel dat verschillende functies kan hebben. In huis of binnen een familie, kunnen magneetborden gebruikt worden voor notities die iedereen moet gelezen hebben of algemene schema’s van bijvoorbeeld de sporttrainingen van de kids. Ook kunnen er boodschappenlijstjes op worden gemaakt of berichten worden achtergelaten. In bedrijven zijn magneetborden een goede uitkomst om brainstormsessies op te schrijven of om duidelijk te scheppen over wie welke taak heeft en voor wanneer de taken af moeten zijn. Magneetborden zijn dus erg functioneel en eigenlijk niet te missen op kantoor, aangezien ze gebruikt worden voor belangrijke activiteiten en de beste nieuwste ideeën erop worden gezet.